Bescherming van persoonlijke gegevens

5.1 Wilink Insurance verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Contact, informatieaanvragen en communicatie

Wij verwerken uw identificatiegegevens om met u contact op te nemen, uw vragen of verzoeken te behandelen en u te informeren over ons bedrijf, onze activiteiten, diensten, website, platformen of andere relevante informatie in verband met onze dienstverlening.

Wanneer u bepaalde gegevens, zoals identificatiegegevens, niet verstrekt, is het mogelijk dat wij u niet kunnen contacteren, u geen informatie kunnen bezorgen of u geen diensten kunnen aanbieden.

• Klantenbeheer en dienstverlening

Wij verwerken uw persoonsgegevens eveneens in het kader van het beheer van onze klantenbestanden, voor het beheer van polissen, het opstellen van voorstellen en offertes, de analyse van verzekerbare risico’s, de uitvoering en opvolging van opdrachten, de levering van onze diensten, administratie, backoffice, facturatie, boekhouding, klachtenbeheer, geschillen en de controle van de solvabiliteit van klanten en leveranciers.

De verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met u of uw onderneming, om onze diensten te kunnen leveren, hetzij rechtstreeks op basis van uw opdracht, hetzij onrechtstreeks via verzekeringsmaatschappijen of financiële instellingen die de risico’s dekken van uw verzekeringen, kredieten, spaargelden en/of beleggingen.

Onze leuze “U leeft, wij beveiligen” weerspiegelt onze kernmissie: uw risico’s identificeren, ze samen met u evalueren en ze dekken volgens uw wensen. De identificatiefase is dubbel complex: de risico’s zijn talrijk en verschillen naargelang uw situatie en levensfase. Het identificeren van risico’s is een complexe taak: risico’s verschillen naargelang uw situatie en levensfase.
Een grondige risicoanalyse vereist informatie over personen, goederen en verantwoordelijkheden die invloed hebben op uw vermogen, comfort en levenskwaliteit, evenals over de risico’s die daarmee gepaard kunnen gaan. Deze evaluatie gebeurt idealiter doorlopend, zodat wij u kunnen voorzien van waarschuwingen, nieuwe voorstellen of aanpassingen van lopende diensten en contracten.

Om uw voorwaarden, prestaties en tarieven te optimaliseren (kortingen, tijdelijke promoties, verlengingen, enz.), kunnen deze acties individueel of in het kader van collectieve promotiecampagnes plaatsvinden. Wij kunnen ook simulaties uitvoeren om voorstellen of aanbevelingen te personaliseren op basis van de best mogelijke voorwaarden die wij u kunnen aanbieden.

De verwerking van uw gegevens zoals vermeld in artikel 4.1 hierboven is dus noodzakelijk voor de uitvoering van het contract met u of uw onderneming en/of om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen. Deze verwerking kan eveneens gebaseerd zijn op onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen, voor zover u niet persoonlijk maar bijvoorbeeld namens een onderneming handelt, en voor zover deze belangen zwaarder wegen dan uw rechten of belangen op het vlak van privacy. Deze belangen omvatten onder meer:
het aanbieden van producten en diensten die aansluiten bij uw behoeften,
de uitvoering, het beheer en de opvolging van contracten,
de naleving van toepasselijke wetgeving, normen, richtlijnen en gedragscodes,
de optimalisering van onze producten, diensten en processen,
het onderhouden van commerciële relaties met klanten,
prospectie en klantenwerving,
interne rapportering en risicobeheer,
de bescherming van onze activiteiten, aandeelhouders, medewerkers en cliënten,
het voorkomen van misbruik, fraude en witwassen van geld,
netwerk- en informatieveiligheid,
personeelsopleiding en toezicht,
geschillenbeheer, bewijsvoering en verdediging van rechten van Wilink of van onze cliënten. Wanneer Wilink Insurance zich beroept op haar gerechtvaardigde belangen, maakt zij steeds een zorgvuldige afweging tussen haar belangen en die van u, met inbegrip van de bescherming van uw rechten en vrijheden.

Indien u bepaalde noodzakelijke gegevens (zoals identificatie- of financiële gegevens) niet verstrekt, kunnen wij u niet contacteren, geen producten of diensten aanbieden of het contract niet uitvoeren.

Voor de verzekering van risico’s, personen of aansprakelijkheden is het essentieel dat de verzekeringsnemer, de verzekerde en eventuele begunstigden worden geïdentificeerd; hun persoonsgegevens worden bijgevolg ook in dit kader verwerkt.

De acceptatie- en tariferingsregels van verzekeringsmaatschappijen zijn vaak gebaseerd op de kenmerken van de verzekerden (soms inclusief fysieke kenmerken of gezondheidstoestand, bijvoorbeeld bij overlijdens-, gezondheids- of inkomensverzekeringen) en op hun schadehistoriek.

Persoonlijke elementen kunnen ook bepalend zijn voor de verplichtingen die wij jegens u hebben (bijvoorbeeld bij schadeverzekeringen) of die derden jegens u hebben (zoals bij rechtsbijstandsverzekeringen of sectorale schaderegelingsakkoorden). In bepaalde gevallen moeten gezondheidsgegevens worden verstrekt (zoals bij begrafenisverzekeringen, gezondheidsverzekeringen of inkomensverzekeringen) of inkomens- en vermogensgegevens (zoals bij schadeverzekeringen of in geval van aansprakelijkheidsschade). In deze context kunnen gegevens worden gedeeld met medeverzekeraars, herverzekeraars of overheidsinstanties en toezichthouders

(zie ook artikel 6 hieronder).

Het bijzondere aan verzekeringen is dat de kostprijs pas achteraf bekend wordt, aangezien de instap- of premieberekening – vooral bij massarisico’s – wordt vastgesteld op basis van een statistische schatting van de frequentie en de gemiddelde kostprijs van de schadegevallen. De productaanbieders volgen hun lopende portefeuille op om de verzekerden te identificeren waarvan het aantal en/of de kostprijs van de schadegevallen de parameters van hun tarieven overschrijden. Zij onderzoeken eveneens aanvragen met verzwarende criteria, die kunnen dienen als vroegtijdige indicatoren of wijzen op een sociaal onaangepast gedrag of een ernstige schadehistoriek. In dergelijke gevallen kunnen zij het tarief of de waarborgen van het contract aanpassen of annuleren.

• Beheer van schadegevallen en bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens en gevoelige gegevens, hebben wij uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming nodig, tenzij de verwerking gebaseerd is op een andere rechtsgrond, bijvoorbeeld wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht in rechte.

Indien toestemming vereist is, wordt deze gevraagd en verkregen via de klantenfiche, die bijkomende informatie bevat over de verwerking van deze gegevens door Wilink Insurance en de doeleinden ervan.

In het kader van schadebeheer kan Wilink Insurance gezondheidsgegevens verwerken, onder meer voor advies over de vaststelling en evaluatie van lichamelijke schade. In dat kader kunnen deze gegevens worden doorgegeven aan:
verzekeringsmaatschappijen, vennootschappen die betrokken zijn bij de vergoeding van lichamelijke schade, vertegenwoordigers in België of buitenlandse correspondenten, herverzekeraars, schadebehandelingsorganisaties, experts, advocaten, technische raadgevers, verzekeringstussenpersonen van de verzekerde of zijn vertegenwoordiger, en in het algemeen aan elke derde die een vordering instelt of tegen wie een vordering wordt ingesteld met betrekking tot de genoemde lichamelijke schade.

Bij de verwerking van gezondheidsgegevens heeft Wilink Insurance de categorieën van personen aangeduid die toegang hebben tot deze gegevens, zodat hun rol en bevoegdheden duidelijk geregistreerd zijn. Deze lijst is beschikbaar voor de Gegevensbeschermingsautoriteit. Wilink Insurance ziet er tevens op toe dat de aangeduide personen onderworpen zijn aan een wettelijke, statutaire of contractuele geheimhoudingsplicht met betrekking tot deze gegevens.

In het kader van schadebeheer kan Wilink Insurance ook strafrechtelijke gegevens van verzekerden of derden verwerken op basis van uw uitdrukkelijke toestemming of een andere wettelijke grondslag, bijvoorbeeld wanneer dit is toegestaan door de wet of uitgevoerd wordt door juridische raadgevers in het kader van de verdediging van de belangen van cliënten (artikel 10 AVG en artikel 10 van de Belgische Gegevensbeschermingswet). In het kader van de waarborg “strafrechtelijke verdediging” kan Wilink Insurance de dagvaarding, het strafdossier en gerechtelijke beslissingen (vonnissen / arresten) ontvangen. Strafrechtelijke gegevens kunnen eveneens worden verwerkt in het kader van de waarborg “disciplinaire verdediging”. In burgerlijke regresdossiers kan het strafdossier van de tegenpartij en het gerechtelijk dossier (burgerlijk of strafrechtelijk) worden ontvangen.

Indien wij geen toestemming van u hebben voor de verwerking van gezondheids- of strafrechtelijke gegevens en de verwerking niet kan steunen op een andere rechtsgrond, kan dit een impact hebben op onze dienstverlening en schadeafhandeling (bijvoorbeeld, zonder de noodzakelijke gezondheidsgegevens kan geen lichamelijke schadeclaim worden ingediend of behandeld).

U heeft het recht uw toestemming te allen tijde en kosteloos in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. De intrekking van uw toestemming kan echter opnieuw een invloed hebben op onze dienstverlening en de schadeafhandeling zoals hierboven vermeld.

• Beheer van prospecten (potentiële klanten)

Wij kunnen uw gegevens verwerken als potentiële klant voor prospectiedoeleinden, klantenwerving, het plannen van afspraken of gesprekken, contactmomenten, referenties of de voorbereiding van een mogelijke samenwerking of overeenkomst. Deze verwerking kan plaatsvinden op basis van onze gerechtvaardigde commerciële belangen, voor zover deze zwaarder wegen dan uw rechten op het vlak van privacy, aangezien u in het kader van prospectie redelijkerwijs een dergelijk contact kunt verwachten.

• Beheer van leveranciers en dienstverleners

Wij verwerken uw persoonsgegevens in uw hoedanigheid van leverancier, partner, dienstverlener of onderaannemer van Wilink Insurance in het kader van onze samenwerking en het beheer van onze leveranciersbestanden, de verwerking van offertes, de uitvoering van contracten, administratie en boekhouding.

Wij verwerken uw persoonsgegevens (of die van de personen die door de leverancier zijn aangewezen of vertegenwoordigd) in het kader van de uitvoering van de (dienstverlenings)overeenkomst met de leverancier. Deze verwerking gebeurt op basis van de overeenkomst of op basis van de gerechtvaardigde belangen van Wilink Insurance, voor zover deze belangen zwaarder wegen dan uw rechten of belangen inzake privacy.

• Optimalisering van producten en diensten

Uw gegevens kunnen worden verwerkt in het kader van enquêtes of tevredenheidsonderzoeken, digitaal, telefonisch of schriftelijk, met het doel de producten en diensten van Wilink Insurance te optimaliseren. Deze verwerking is gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen van Wilink Insurance, mits deze belangen zwaarder wegen dan uw rechten of belangen op het vlak van privacy.

• Prospectie (marketingcommunicatie)

Uw persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor prospectie- en marketingdoeleinden. Dit omvat het versturen van informatie over ons bedrijf en onze diensten, promoties, acties of andere communicatie die voor u nuttig of interessant kan zijn.

Indien u (of uw onderneming) reeds klant bent, gebeurt dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om commerciële relaties te onderhouden. Indien u geen klant bent, zullen wij uw gegevens enkel verwerken op basis van uw voorafgaande toestemming (bijvoorbeeld wanneer u uw e-mailadres vrijwillig hebt ingevoerd via ons inschrijvingsformulier op https://www.wilink.be). Uw toestemming is vrij en kan te allen tijde worden ingetrokken door een e-mail te sturen naar privacy_desk@Wilink.be.

Indien u niet langer wenst dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor prospectiedoeleinden, heeft u steeds het recht hier kosteloos en zonder motivering bezwaar tegen te maken (zie ook artikel 8 hieronder). U kunt ons hiervoor steeds contacteren via het e-mailadres privacy_desk@wilink.be.

• Optimalisering van de website (https://www.wilink.be)

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen bepaalde elektronische gegevens worden verwerkt, zoals cookies en IP-adressen (zie artikel 4.1). Cookies vergemakkelijken de interactie tussen de bezoeker en de website en worden gebruikt om de gebruikerservaring te verbeteren en om statistieken te verzamelen over het gebruik van de website. Cookies laten ook toe uw persoonlijke instellingen en voorkeuren op te slaan of visuele en audiobestanden af te spelen. Sommige cookies kunnen door derden worden geplaatst, bijvoorbeeld om het gebruik van de website te meten.

Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in ons cookiebeleid: https://www.wilink.be/nl/cookie-policy.

• Uw gegevens kunnen worden doorgegeven aan leveranciers, onderaannemers, externe dienstverleners en/of andere medecontractanten van Wilink Insurance of aan betrokken actoren of instanties die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de hierboven vermelde doeleinden (zie ook artikel 6 hieronder).
• Naleving van wetten, reglementeringen en toepasselijke regels

U kunt zich niet verzetten tegen de verzameling, bewaring en verwerking van persoonsgegevens door Wilink Insurance die noodzakelijk zijn voor de naleving van wettelijke verplichtingen.
Bijvoorbeeld: verwerken we uw persoonsgegevens onder meer op basis van de volgende wettelijke verplichtingen en regelgevingen (niet-limitatieve lijst):

• • De MiFID-regelgeving, die ons verplicht enkel producten aan te bieden die geschikt zijn voor uw behoeften en waarvan u verklaart de aard en samenstelling te begrijpen. Om aan deze beschermingsverplichting te voldoen, moeten wij een diepgaande kennis hebben van uw profiel en uw behoeften. Voor bepaalde producten (zoals spaar- en beleggingsproducten of begunstigdenaanduidingen) of bepaalde transacties (zoals kapitaaluitkering of schade met fiscale gevolgen) moeten wij beschikken over een geldige identiteitskaartkopie. In het kader van beleggingsadvies moeten wij onze cliënten categoriseren en informatie verzamelen over hun kennis, ervaring, financiële draagkracht, beleggingsdoelstellingen en risicobereidheid.
  • De antiwitwaswet van 18 september 2017 vereist dat wij een grondig inzicht hebben in uw vermogen, uw inkomstenbronnen en de herkomst van uw fondsen.
    
    
  • De regelgeving inzake witwaspreventie voor financiële instellingen, met inbegrip van de verplichtingen “Know Your Customer” (klantidentificatie en verificatie) en “Customer Due Diligence” (grondige klantenonderzoeken en risicoprofielen).
    
    
  • De FSMA-regelgeving (Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten) verplicht ons om aan onze cliënten jaarlijks correcte rapporten te bezorgen over hun verzekeringscontracten, of hen toegang te verlenen tot deze informatie via een beveiligd digitaal kanaal, teneinde volledige transparantie te garanderen over hun producten en dekkingen.
    
    
  • De fiscale wetgeving en andere wet- en regelgeving inzake antiwitwasverplichtingen kunnen rapporterings- of aangifteplichten opleggen.
    
    
  • Wij kunnen verplicht worden specifieke vragen te beantwoorden of onderzoeken te voeren op verzoek van de FSMA, de Nationale Bank van België, of andere nationale of internationale toezichthouders.
    
    
  • De verwerking, uitwisseling of doorgifte van persoonsgegevens kan eveneens worden toegestaan op basis van vergunningen verleend door overheden of toezichthoudende instanties.

Bepaalde verwerkingen door Wilink Insurance kunnen bestaan uit profilering of geautomatiseerde besluitvorming. Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens met als doel bepaalde persoonlijke aspecten te evalueren, met name om elementen te analyseren of te voorspellen betreffende iemands prestaties op het werk, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen. Indien nodig informeren wij u afzonderlijk over de gebruikte technieken, de doelstellingen, de gegevens, de logica en de verwachte gevolgen van dergelijke profilering. Dergelijke verwerking kan bijvoorbeeld plaatsvinden voor marketingdoeleinden, zoals het verzenden van gerichte mailings of aanbiedingen. U heeft echter te allen tijde het recht kosteloos bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor profilering of marketingdoeleinden. De resultaten van profilering worden enkel ter informatieve of indicatieve doeleinden aan cliënten meegedeeld, als hulpmiddel bij de beoordeling van de haalbaarheid van een aanvraag. Er worden geen bindende beslissingen genomen op basis van deze resultaten zonder menselijke tussenkomst in het besluitvormingsproces.

Een geautomatiseerde individuele beslissing houdt in dat beslissingen volledig automatisch worden genomen op basis van de door u verstrekte gegevens en/of uw profiel. Zulke procedures of technieken kunnen bijvoorbeeld bestaan wanneer de acceptatie of tarifering van producten of diensten van Wilink Insurance wordt bepaald op basis van formele regels of vooraf bepaalde (wiskundige) formules. Dit kan het geval zijn bij massarisico’s die op statistische basis worden beheerd in plaats van individueel (zoals particuliere risico’s bij auto-, brand- of familiale verzekeringen). Dergelijke automatisering heeft tot doel de snelheid, transparantie, vergelijkbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van processen te verbeteren. Toch kan deze vorm van automatisering het nadeel hebben dat ze geen rekening houdt met specifieke omstandigheden. In principe vereist een uitgebreidere vorm van profilering steeds uw voorafgaande toestemming, tenzij de beslissing noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Wilink Insurance, of wettelijk is toegestaan. Indien u het voorwerp bent van een dergelijke geautomatiseerde beslissing, wordt u daarover geïnformeerd, evenals over de onderliggende logica, de betekenis en de gevolgen ervan. Wilink Insurance zal, indien nodig, passende maatregelen nemen om uw rechten te beschermen. U heeft steeds recht op menselijke tussenkomst, het recht uw standpunt kenbaar te maken en het recht een geautomatiseerde beslissing aan te vechten. Indien u vragen heeft over de uitkomst van een dergelijke procedure of techniek, kunt u steeds een gespecialiseerde medewerker ontmoeten in een van onze kantoren of in onze hoofdzetel om toelichting te krijgen over de inhoud en de totstandkoming van het resultaat.