Protection des données personnelles

5.1 Wilink Insurance traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes:

• Prendre contact, demandes de renseignements, informations

Nous traitons vos données (d’identification) pour vous contacter, pour traiter vos demandes éventuelles et vous fournir les informations nécessaires sur notre entreprise, nos activités et services, notre site web, nos plateformes ou d’autres informations liées à nos services ou activités.

Si vous ne fournissez pas certaines informations, telles que vos données d’identification, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous recontacter, de vous fournir des informations ou de vous offrir des services, à vous ou à votre entreprise.

• Gestion de la clientèle – fourniture de services

Nous traitons également vos données à caractère personnel pour la gestion de nos fichiers clients, de nos politiques, pour la gestion des commandes, l’établissement de propositions, des offres, l’analyse des risques à assurer, l’exécution et le suivi des commandes que vous nous confiez, la fourniture de nos services, l’administration, le back office, la facturation, la comptabilité, la gestion des plaintes, les litiges et le contrôle de la solvabilité des clients et des fournisseurs.

Nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution du contrat avec vous ou votre entreprise, afin de vous fournir ou de fournir à votre entreprise nos services, soit directement en fonction de la commande, soit indirectement par l’intermédiaire des compagnies d’assurance ou des institutions financières qui supportent les risques de vos assurances, de vos crédits, de votre épargne et/ou de vos investissements.

Notre devise “Vous vivez, nous sécurisons” indique notre mission principale dans ce domaine: identifiez vos risques, veillez à les partager avec nous et couvrez-les dans la mesure où vous le souhaitez. La phase d’identification est doublement complexe: les risques sont nombreux et différents en fonction de votre situation et de votre stade de vie. L’identification profond des risques qui vous concernent ou concernent votre famille, et leur évolution dans le temps exigent un certain nombre de données et d’informations concernant des personnes, des objets et des responsabilités qui affectent votre patrimoine, votre confort et votre qualité de vie, ainsi que les risques qui en sont potentiellement associés. Idéalement, cette évaluation est effectuée de manière continue afin de pouvoir vous envoyer des alertes, de nouvelles propositions ou des ajustements de services et de contrats en cours.

Afin de maintenir vos conditions, performances et tarifs à un niveau optimal (réductions de tarifs, promotions temporaires, prolongations, etc.), ces actions peuvent se produire individuellement ou dans le cadre de campagnes promotionnelles collectives. Nous pouvons effectuer des simulations pour personnaliser des propositions ou des recommandations en fonction des meilleures conditions que nous pouvons vous offrir.

Le traitement de vos données (tel que mentionné à l’article 4.1 ci-dessus) aux fins susmentionnées est donc nécessaire à l’exécution du contrat avec vous ou votre entreprise et/ou pour prendre certaines mesures à votre demande avant ou en vue de la conclusion de ce contrat. Ce traitement peut également être fondé sur nos intérêts légitimes (commerciaux) dans la mesure où vous ne contractez pas en votre propre nom (mais par exemple en nom d’une entreprise) et dans la mesure où ces intérêts prévalent sur vos droits ou intérêts (en matière de vie privée). Ces intérêts peuvent inclure entre autres: l’offre de produits et de services adaptés à vos besoins, l’exécution du ou des contrat(s), leur gestion et nos services / conseils à cet égard, le respect de la législation, des normes, des directives et des codes de conduite applicables, l’optimisation et l’amélioration de nos produits ou services ainsi que de nos activités et services commerciaux, l’établissement et le maintien de relations commerciales avec nos clients, la prospection (voir également ci-dessous), l’évaluation, la simplification, le test et l’amélioration de nos processus (opérationnels), le suivi de nos activités, l’établissement de rapports, la (bonne) gouvernance, la gestion (des risques) et le contrôle de notre organisation, la protection de nos activités, de nos actionnaires, de nos employés et de nos clients, la prévention et l’évitement des abus, de la fraude et du blanchiment d’argent, la sécurité des réseaux et des informations, la formation du personnel, la supervision des employés et du personnel à des fins de sécurité ou de gestion et l’exécution des litiges, la preuve, la détermination, l’exercice, la défense et l’indemnisation de nos droits ou de ceux de nos clients, par exemple en cas de litige. Lorsque Wilink Insurance invoque ses intérêts légitimes, elle met soigneusement en balance son intérêt et le vôtre, y compris la protection de vos droits (à la vie privée).

Si vous ne fournissez pas certaines de vos données à caractère personnel, telles que des données d’identification et/ou des données financières, qui sont nécessaires dans le cadre du contrat, nous ne serons pas en mesure de vous contacter et nous ne pourrons pas vous offrir ou vous fournir des produits ou des services ou exécuter le contrat.

L’assurance de risques, de personnes ou de responsabilités exige l’identification de la personne qui souscrit l’assurance, de l’assuré et des bénéficiaires éventuels, et leurs données à caractère personnel sont également traitées dans ce contexte.

Les règles de souscription et de fixation du prix des fournisseurs de produits sont souvent fondées sur les personnes assurées, y compris parfois leurs caractéristiques physiques ou leur état de santé (assurance obsèques, soins de santé, perte de revenus, etc.), et sur l’historique (sinistres antérieurs, indemnisation(s) ou non) des garanties qu’ils souhaitent couvrir.

Les éléments personnels peuvent être au cœur des prescriptions que nous vous devons (assurance non-vie) ou que des tiers vous doivent (assurance protection juridique ou application d’accords sectoriels pour accélérer et faciliter le traitement des sinistres). Dans certains cas, des données relatives à la santé doivent être fournies (par exemple, dans le cadre d’une assurance funéraire, de soins de santé, d’une assurance individuelle, d’une perte de revenus) ou des éléments relatifs à vos revenus ou à votre patrimoine (par exemple, dans le cadre d’une assurance non-vie ou lorsqu’il y a une victime dans le cadre d’une action en responsabilité). Dans ce contexte spécifique, les données (à caractère personnel) doivent parfois être échangées avec les co-assureurs ou les réassureurs, mais aussi avec les autorités publiques

ou les régulateurs (voir également l’article 6 ci-dessous).

La particularité de l’assurance est que le coût n’est connu qu’après-coup, car la prime d’entrée
– surtout pour les risques de masse – est déterminée sur la base d’une estimation statistique de la fréquence et du coût moyen. Les fournisseurs de produits surveillent leur portefeuille en cours pour identifier les assurés dont le nombre et/ou le coût des sinistres dépassent les paramètres de leurs tarifs. Ils examinent également les demandes comportant des critères aggravants, qui peuvent servir d’indicateurs avancés ou indiquer un comportement socialement inapproprié ou un historique de sinistres graves. Ils peuvent alors ajuster ou annuler le prix ou les garanties du contrat.

• Gestion des sinistres et catégories spéciales de données à caractère personnel

Pour les catégories particulières de données telles que vos données de santé, vos données pénales et vos données sensibles, nous avons besoin de votre consentement explicite préalable ou le traitement peut être fondé sur une autre base juridique, par exemple si le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.

Le consentement, s’il est requis, est demandé et obtenu via la fiche client qui contient des informations supplémentaires sur le traitement de ces données par Wilink et ses objectifs.

Dans le cadre de la gestion des sinistres, Wilink Insurance peut traiter les données de santé sur cette base, notamment pour des conseils sur la détermination et l’évaluation des dommages physiques. Dans ce cadre, ces données peuvent être transmises à des compagnies d’assurance ou à des sociétés impliquées dans l’indemnisation des dommages physiques de l’assuré ou de la personne qu’il représente, au représentant en Belgique ou au correspondant à l’étranger, au(x) réassureur(s)… le(s) organisme(s) de règlement des sinistres, le(s) expert(s), le(s) avocat(s), le(s) conseiller(s) technique(s), le(s) intermédiaire(s) d’assurance de l’assuré ou de la personne qu’il représente et, plus généralement, à tout tiers effectuant une réclamation/un recours ou contre lequel une réclamation/un recours est effectué en rapport avec le dommage physique susmentionné.

Lors du traitement des données relatives à la santé, Wilink Insurance a désigné les catégories de personnes qui ont accès à ces données, de sorte que leur capacité par rapport au traitement est enregistrée avec précision. Wilink Insurance tient cette liste à la disposition de l’autorité de protection des données. Wilink Insurance veille également à ce que ces personnes désignées soient tenues par une obligation légale, statutaire ou contractuelle de respecter le caractère confidentiel de ces données.

Dans le cadre de la gestion des sinistres, Wilink Insurance peut également traiter les données pénales relatives aux assurés ou aux tiers sur la base de votre consentement explicite préalable ou de toute autre base légale, par exemple si la loi l’autorise ou si le traitement est effectué par des conseillers juridiques dans le cadre de la défense des intérêts des clients (article 10 RGPD et article 10 de la loi belge sur la protection des données). Ainsi, dans le cadre de la garantie d’une défense pénale, Wilink Insurance peut recevoir la convocation, le dossier pénal et les décisions judiciaires (jugements / arrêts). Les données pénales peuvent également être traitées dans le cadre de la garantie d’une défense disciplinaire. Dans le cadre des dossiers de recours civil, le dossier pénal de la partie adverse peut être reçu ainsi que les documents de procédure
/ dossier de la procédure judiciaire (civile ou pénale).

Si nous n’avons pas votre consentement pour le traitement de vos données de santé ou de vos données pénales et que le traitement ne peut pas être soutenu par une base juridique autre que le consentement, cela peut affecter nos services et la gestion des sinistres de la société (par exemple, en l’absence des données de santé nécessaires, il ne sera pas possible de déposer un sinistre pour dommages physiques ou le dossier ne pourra pas être géré; en l’absence de certaines données pénales, Wilink Insurance ne sera pas en mesure de fournir les services ou les conseils nécessaires).

Vous avez le droit de retirer votre consentement (si nécessaire) à tout moment et sans frais, sans préjudice de la légalité du traitement fondé sur votre consentement avant le retrait. Toutefois, le retrait de votre consentement peut à nouveau affecter nos services et la gestion des sinistres comme indiqué ci-dessus.

• Gestion des prospects

Nous pouvons traiter vos données en tant que client potentiel à des fins de prospection, d’acquisition de clients, dans le cadre des rendez-vous ou des entretiens, de contacts, de références, etc. ou en vue de préparer une coopération éventuelle ou un contrat. Cela peut se faire en vertu de nos intérêts légitimes (commerciaux) qui, le cas échéant, prévalent sur vos droits (à la vie privée) (car vous pouvez raisonnablement vous attendre à un tel traitement dans le cadre de la prospection).

•  Gestion des fournisseurs

Nous traitons vos données à caractère personnel en tant que fournisseur, partenaire, prestataire de services ou sous-traitant de Wilink Insurance dans le cadre de la coopération et de la gestion de nos fichiers fournisseurs, du traitement des offres, de l’exécution du ou des contrat(s), de l’administration et de la comptabilité.

Nous traitons vos données à caractère personnel (ou celles des personnes nommées ou représentées par le fournisseur) dans le cadre de l’exécution du contrat (de service) avec le fournisseur. Cela se fait soit sur la base de l’accord, soit sur la base des intérêts légitimes de Wilink Insurance, dans la mesure où ceux-ci prévalent sur vos droits ou intérêts (en matière de vie privée).

• Optimiser les produits et services de Wilink Insurance

Vos données peuvent être traitées dans le cadre de la réalisation d’études ou d’enquêtes de satisfaction, par voie numérique, téléphonique ou écrite, dans le but d’optimiser l’offre de produits et de services de Wilink Insurance. Cela peut se faire sur la base des intérêts légitimes de Wilink Insurance, dans la mesure où ceux-ci prévalent sur vos droits ou intérêts (en matière de vie privée).

• La prospection

Vos données à caractère personnel peuvent être utilisées à des fins de prospection. Il s’agit de vous envoyer, par le biais de notre bulletin d’information ou par d’autres moyens, des informations sur notre entreprise, nos services, telles que des promotions, des actions ou d’autres informations qui pourraient être intéressantes ou utiles pour vous.

Si vous (ou votre entreprise) êtes un de nos clients, le susdit se fait sur la base de nos intérêts légitimes à entreprendre. Si vous (ou votre entreprise) n’êtes pas un de nos clients, le susdit ne se fera que sur la base de votre consentement préalable (par exemple, lorsque vous avez saisi votre adresse électronique et l’avez spécifiquement indiquée sur notre site web https://www.wilink.be, par un formulaire d’inscription ou par tout autre moyen. Votre consentement est libre et vous pouvez le retirer à tout moment en envoyant un courriel à privacy_desk@Wilink.be.

Si vous souhaitez que nous ne traitions plus vos données à caractère personnel à des fins de prospection, vous avez toujours le droit de vous y opposer (au moyen d’une désinscription ou d’une opposition à ce traitement), sans frais et sans devoir préciser le motif (voir également l’article 8 ci-dessous). Vous pouvez toujours nous contacter à ce sujet à l’adresse e-mail: privacy_desk@Wilink.be.

• Assurer un fonctionnement optimal de notre site web (https://www.wilink.be)

Lorsque vous visitez ou consultez notre site web, certaines données électroniques peuvent être traitées, telles que les cookies et l’adresse IP (voir article 4.1 ci-dessus). Les cookies facilitent l’interaction entre le visiteur et le site web et sont utilisés en vue d’améliorer l’expérience de l’utilisateur et de recueillir des statistiques sur les visiteurs du site web. Les cookies permettent également d’enregistrer vos paramètres et préférences personnels ou de lire des documents visuels et sonores. Certains cookies peuvent être placés par un tiers, par exemple pour mesurer l’utilisation d’un site web.

Vous trouverez plus d’information sur l’utilisation des cookies dans notre politique en matière de cookies: https://www. wilink.be/en/cookie-policy.

• La transmission de vos données aux fournisseurs, sous-traitants, prestataires externes et/ou autres cocontractants de Wilink Insurance ou acteurs ou organismes pour l’exécution des points précédents (voir également article 6 ci-dessous).
• Respect des lois, règlements et règles applicables

Enfin, vous ne pouvez pas vous opposer à la collecte, à la conservation et au traitement des données (à caractère personnel) par Wilink Insurance qui sont nécessaires au respect de certaines obligations légales.
Par exemple, nous devons traiter vos données à caractère personnel en vertu du droit, des réglementations et exigences suivantes (liste non exhaustive):

• • La réglementation MiFID: cette législation nous oblige à ne vous proposer que des produits adaptés à vos besoins et dont vous déclarez, si nécessaire, de connaître et comprendre la nature et les composants. Pour répondre à cet objectif de protection légitime, nous devons avoir une connaissance approfondie de votre profil et de vos besoins. Pour certains produits (par exemple, l’épargne et les placements ou la désignation de bénéficiaires) ou certaines opérations (par exemple, la liquidation de capital, le remboursement de placements ou dommages ayant des incidences fiscales), nous devons disposer d’une copie d’une carte d’identité en cours de validité. Lorsqu’il s’agit de conseil en matière d’investissement, nous devons catégoriser nos clients, recueillir des informations sur leurs connaissances et leur expérience, ainsi que sur leur capacité financière, leurs objectifs d’investissement et leur goût du risque.
  • La loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017: cette loi exige une connaissance détaillée de votre patrimoine, de vos sources de revenus et de l’origine de vos fonds.
    
    
  • La réglementation anti-blanchiment pour les institutions financières et en particulier les obligations de “Know your customer” (identification du client et vérification de son identité) et de “Customer due diligence” (enquête approfondie et profilage du client).
    
    
  •  La réglementation de la FSMA (Financial Services and Markets Authority, Autorité des Services et Marchés Financiers) nous oblige à envoyer à nos clients des rapports annuels en bonne et due forme sur les contrats d’assurance qu’ils ont souscrits ou à vous permettre d’y accéder par un canal numérique sécurisé en vue d’une transparence totale de vos produits et couvertures d’assurance.
    
    
  •  Obligations de déclaration et/ou de retour qui nous sont imposées par les lois fiscales, les lois contre le blanchiment d’argent ou d’autres lois applicables.
    
    
  • Répondre à des questions spécifiques ou mener des enquêtes à la demande de la FSMA, de la Banque Nationale de Belgique et/ou de tout autre régulateur ou organisation nationale ou internationale.
    
    
  • Le traitement, échange ou transfert autorisé de données à caractère personnel sur la base des autorisations accordées par les gouvernements ou les autorités de contrôle.

Certains traitements effectués par Wilink Insurance peuvent faire l’objet d’un profilage ou d’une décision automatisée. Le profilage est toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique. Si nécessaire, nous vous informerons plus en détail sur les techniques, les objectifs, les données, la logique, l’importance et les conséquences attendues pour vous en ce qui concerne ce profilage. Cela peut être fait, par exemple, à des fins de marketing et pour l’envoi de mailings spécifiques. Toutefois, vous avez le droit de vous opposer à ce traitement de vos données à caractère personnel et à ce profilage à tout moment et sans frais. Le cas échéant, les résultats du profilage ne sont proposés aux clients qu’à titre d’information ou d’indication de la faisabilité de la demande. Aucune décision efficace n’est prise sur la base des résultats sans intervention humaine dans le processus décisionnel.

Une décision individuelle automatisée consiste à prendre des décisions automatiques sur la base des données qui vous sont demandées et/ou de votre profil. De telles procédures ou techniques pourraient exister, par exemple, lorsque l’acceptation ou la tarification des produits ou services de Wilink Insurance suivrait des règles formelles ou des formules prédéterminées, mathématiques ou autres. Cela pourrait être le cas, si nécessaire, pour les risques de masse qui sont traités sur une base statistique plutôt qu’individuelle (comme, par exemple, les risques des particuliers pour l’assurance automobile, incendie ou familiale). Cette automatisation peut avoir plusieurs objectifs: entre autres la liberté de mouvement, l’immédiateté, la transparence, la simulation en ligne et la comparabilité. L’automatisation présente néanmoins l’inconvénient de ne pas pouvoir tenir compte des circonstances très spécifiques. En règle générale, de telles formes (plus étendues) de profilage par Wilink Insurance nécessitent toujours votre consentement préalable, à moins que la décision ne soit nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat entre vous et Wilink Insurance ou qu’elle ne soit autorisée par certaines législations. Si vous êtes l’objet d’une telle décision automatisée, vous en serez informé ainsi que de la logique qui la sous-tend, de ce que cela signifie concrètement et de ses conséquences. Si nécessaire, Wilink Insurance prendra les mesures appropriées pour protéger vos droits. En outre, si nécessaire, vous avez toujours le droit à une intervention humaine dans le processus décisionnel, le droit d’exprimer votre point de vue et de contester toute décision automatisée. Si vous avez des questions sur le résultat d’une telle procédure ou technique, vous pouvez également rencontrer un employé spécialisé dans l’un de nos bureaux ou à notre siège social, afin de bien comprendre le contenu et la formation du résultat.